Comunicado sobre las inscripciones
Comunicado en español del Comité Ejecutivo de IAMCR y el Comité Local de Madrid, enviado del 20 de Mayo de 2019 a todos los participantes y autores
Estimados colegas
En primer lugar, queremos deciros que tanto, el Comité Ejecutivo de IAMCR como el Comité Local de Madrid, estamos abrumados por la acogida e interés que ha despertado la convocatoria del congreso de este año. Está teniendo un interés sin precedentes. lo que ha producido alteraciones en las previsiones en relación con los últimos 10 años.
Lamentablemente no podremos admitir más de 20 o 30 inscripciones más. Queremos agradecemos vuestra paciencia. Llevamos unos días trabajando alternativas, y queremos compartir con vosotros -participantes y autores- con total transparencia la situación, las razones de nuestro modo de proceder y las soluciones que estimamos oportunas para Madrid 2019.
Resumimos el estado de la cuestión.
Como sabéis cerramos la inscripción en la madrugada del 6 de mayo de Madrid para evitar un colapso en el sistema. Ese día ya habíamos llegado a 1600, sin haber concluidos todo el proceso, por lo que, desde entonces, se habilitó una lista de espera que está siendo gestionada con la mayor agilidad posible.
La lista de espera se está manejando con estos cuatro criterios de prioridad:
- Miembros
- Heads de Secciones o Grupos de Trabajo
- Inscripciones iniciadas y que han fallado (o por demoras o por fallos
técnicos) que son las más habituales
- Casos especiales (fallecimientos de familiares, billetes ya comprados,
etc.)
Producto de estos criterios se incorporaron 30 o 40 inscripciones más.
Cálculo de participación
Hemos recibido más de 3600 abstracts. Este es el primer hecho extraordinario de Madrid’2019. De ese total fueron seleccionados, por parte de los directores de Secciones y Grupos de Trabajo, 2100 abstracts.
En un año normal, se presentan entre el 75-80% de los abstracs confirmados. Este año, al contrario de lo que esperábamos, ha confirmado el 90% de los autores. Este es otro factor que nos ha sorprendido.
Como tercer elemento que explica el problema, debemos decir que ha habido un número alto de papers con 2, 3 o incluso 4 autores con intención de participar. Normalmente, en años anteriores, los cálculos se han hecho por “papers” o sesiones y no tanto por número de autores.
El éxito lo entendemos, amen del interés del tema de la convocatoria, por la atracción de la ciudad, la fecha y la facilidad de conexión internacional de España.
Tambien hay que señalar que se fijoun modelo de Congreso con una tarifa de inscripción moderada: en torno a los 300 euros. El COC recogió de esta manera, el sentir de muchos miembros, directivos. El propio LOC propuso esto por escrito en su oferta al IC en 2016, y personalmente en Cartagena en 2017 y en Oregon en 2018 cuando hicieron la presentación oficial de la candidatura.
Si hubiéramos fijado un congreso en otro tipo de Palacio municipal, o de Congresos en IFEMA, el coste por persona hubiera sido mucho más alto. Debemos decir, que el LOC además de lo económico siempre quiso mantener un congreso con un sentido de cercanía, en el que –por volumen y espacios- hubiera facilidad en el campo de los intercambios humanos, facilidad de transporte, alojamientos, etc.
Explicación sobre el límite de aforo de Madrid 2019
Desde que supimos que había 3.600 propuestas, el LOC estudió el modo de ampliar el aforo y de hecho pudo subirlo de los 1.500 –previstos inicialmente- a 1750 participantes. Esto ha sido posible gracias a una reducción de los costes del catering (cuyo precio es de 163.000 euros) que –en la licitación- bajaron el coste por persona por lo que podemos pedir más almurzos y cafés sin sobrepasar el techo de gasto.
En España, por la Ley de Contratos del Estado, que afecta a todas las Universidades públicas, cualquier contrato de más de 15.000 euros requiere un procedimiento legal y financiero específico –incluye una fianza importante, máximo cuando supera los 40.000, como es el caso de varios conceptos de este Congreso. Por esta razón no podemos “instalar” carpas o alquilar espacios en cuestión de semanas.
Como decíamos queremos que los asistentes puedan disfrutar de las sesiones paralelas en clases con aire acondicionado, estén cómodos y no haya caos en las esperas, en los tiempos de descanso, pues hemos previsto que se almuerce en los jardines.
En el mes de abril para aumentar a 1750 y tener más espacio en las Plenarias, el LOC ha contratado un auditorio exterior en los jardines y se utilizará en horario de mañanas, pues el calor impediría hacerlo en otro horario.
En resumen
A nuestro pesar mantenemos como aforo máximo los 1.750 participantes a los que se añadirán 40 plazas para LOC, autoridades, invitados y EB.
Hay cuestiones que nos deben alegrar y enorgullecer mucho: el crecimiento de la Asociación, el interés del tema planteado, el número de países participantes (86) y notablemente, el aumento de estudiantes (casi el 30%) lo que permitirá la sostenibilidad de la investigación en la Comunicación.
Sentimos de verdad no poder ampliar más la capacidad.
Agradecemos al comité académico, formado por más de veinte colegas de Universidades públicas y privadas de Madrid y Valladolid, el apoyo, y suponemos que el éxito se debe a esa red de contactos, así como a los Head de las Secciones y Grupos de trabajo por la dedicación extraordinaria que ha supuesto.
Seguimos a vuestra disposición. Atentamente.
Comité Local Organizador Madrid 2019
Presidente: Jorge Clemente Mediavilla, Dean of the School of Communication
Directora: Loreto Corredoira
Directora del Comité Académico: Mª José Canel
Vicedecano de Relaciones Institucionales: José Antonio Ruiz San Román
Coordinadora de la Secretaría Técnica: Sabela Serrano
Directora de Comunicación: Elisa Brey
Comité Ejecutivo IAMCR
Janet Wasko
Gerard Goggin
Elske van der Fliert
Aimée Vega Montiel
Graham Murdock
Director Ejecutivo
Bruce Girard